Doğru dijital ajans, web sitenizden reklam bütçenize kadar pek çok işin yükünü sizinle birlikte taşır. Yanlış seçim ise aylarca süren yazışmalara, eksik teslimlere ve ilişki bittiğinde devralamadığınız hesaplara dönüşebilir. Bu rehberde bir dijital ajansla görüşmeden önce hazırlamanız gereken soruları, teklifleri karşılaştırırken bakmanız gereken ölçütleri ve dikkat etmeniz gereken işaretleri bir arada bulacaksınız.
Önce kendi ihtiyacınızı netleştirin
Görüşmelere hazırlıksız girdiğinizde her ajans farklı bir kapsam önerir ve teklifleri karşılaştırmak neredeyse imkânsız hale gelir. Görüşmeden önce yazacağınız kısa bir brif bu sorunu büyük ölçüde çözer. Brifin uzun olması gerekmez; şu başlıkları yanıtlaması yeterlidir:
- Amaç: Yeni müşteri talebi mi, marka bilinirliği mi, bayilere ve iş ortaklarına daha düzenli bilgi akışı mı istiyorsunuz?
- Kapsam: Tek seferlik bir iş mi (yeni bir web sitesi, bir tanıtım filmi), yoksa süreklilik isteyen bir hizmet mi (sosyal medya, reklam yönetimi)?
- Mevcut durum: Elinizde logo dosyaları, fotoğraflar, metinler ve açık reklam hesapları var mı?
- Karar süreci: Onayı kim verecek, ajansla günlük iletişimi kim yürütecek?
- Takvim: Bir fuar, sezon açılışı ya da ürün lansmanı gibi değişmeyecek bir tarih var mı?
Aynı brifi görüştüğünüz her dijital ajansa gönderin. Gelen teklifler böylece aynı soruya verilmiş yanıtlar olur ve aradaki farkları çok daha net görürsünüz.
İşi kim yapacak: dijital ajansın kendi ekibi mi, taşeron mu?
Pek çok dijital ajans geniş bir hizmet listesi sunar, ama bu hizmetlerin hepsi aynı çatı altında üretilmeyebilir. Tasarım içeride yapılırken yazılım başka bir firmaya, video çekimi serbest çalışan bir ekibe verilebilir. Bu tek başına kötü bir şey değildir; önemli olan bunu baştan bilmeniz ve koordinasyonun kimde olduğunu netleştirmenizdir.
Görüşmede şu soruları açıkça sorun:
- Projemdeki işlerin hangileri sizin ekibinizde, hangileri dış iş ortaklarında yapılacak?
- Bir sorun çıktığında muhatabım kim olacak: siz mi, iş ortağınız mı?
- Tasarımı yapan ekiple yazılımı geliştiren ekip aynı toplantılarda yer alacak mı?
- Projede çalışacak kişilerle önceden tanışabilir miyim?
Hizmetler farklı firmalara dağıldıkça dosyalar el değiştirir, kararlar yeniden konuşulur ve sorumluluk bulanıklaşır. Yalnızca tek bir işe ihtiyacınız varsa o alanda uzmanlaşmış küçük bir ekip ya da serbest çalışan bir profesyonel de doğru seçim olabilir. Birden fazla hizmeti birlikte yürütecekseniz, koordinasyonun kimde olduğu en az fiyat kadar önemli bir ölçüte dönüşür.
Süreç, iletişim ve tek muhatap
İyi bir dijital ajans size yalnızca ne yapacağını değil, nasıl yapacağını da anlatabilmelidir. Teklif aşamasında süreç belirsizse, proje boyunca da belirsiz kalma ihtimali yüksektir.
- Aşamalar: Keşif, tasarım, geliştirme, test ve yayın gibi adımlar yazılı mı? Her aşamanın sonunda neyi onaylayacağınız belli mi?
- Revizyon: Kaç tur düzeltme yapılacağı ve kapsam dışı isteklerin nasıl ele alınacağı açık mı?
- Tek muhatap: Size düzenli bilgi veren, sorularınızı toplayıp ekibe aktaran bir proje sorumlusu var mı?
- İletişim kanalı: Taleplerinizi e-posta, proje yönetim aracı ya da toplantı üzerinden mi ileteceksiniz? Yanıt için makul bir süre tanımlı mı?
Raporlama nasıl yapılacak?
Reklam, SEO ya da sosyal medya gibi süreklilik isteyen işlerde raporlama, dijital ajansla kurduğunuz ilişkinin omurgasıdır. Raporun ne sıklıkla geleceğini, hangi ölçümleri içereceğini ve kimin sunacağını baştan sorun. İyi bir rapor yalnızca bir rakam listesi değildir; neyin işe yaradığını, neyin yaramadığını ve bir sonraki dönemde neyin değişeceğini açıklar.
Raporun yanında verinin kaynağına da erişiminiz olmalı. Google Analytics 4, Google Search Console ve reklam hesaplarında kendi kullanıcınızla oturum açıp sonuçları kendiniz görebiliyorsanız, raporlar doğrulanabilir hale gelir.
Bir dijital ajansın referansları ve vaka çalışmaları nasıl okunur?
Referans listesi, ajansın hangi markalarla çalıştığını gösterir ama ne kadar iyi çalıştığını tek başına anlatmaz. Logolardan oluşan bir duvarın ötesine geçmek için şunlara bakın:
- Canlı örnekler: Web sitelerini açın, telefonda gezinin, formları deneyin. Yönetilen sosyal medya hesaplarının son aylarına göz atın.
- Güncellik: Örnekler yakın zamanda mı yapılmış, işi yapan ekip hâlâ ajansta mı?
- Benzerlik: Sizinkine yakın ölçekte ve karmaşıklıkta işler var mı? Bir restoranın menü sitesiyle çok dilli bir üretici sitesi aynı deneyimi gerektirmez.
- Vaka çalışmasının dili: İyi bir vaka çalışması ihtiyacı, karşılaşılan zorluğu, verilen kararları ve sonucu anlatır. Yalnızca övgü sıfatlarından oluşan, ne yapıldığını açıklamayan metinlere temkinli yaklaşın.
- Referansla konuşmak: Mümkünse ajansın müşterilerinden biriyle kısa bir telefon görüşmesi yapın. Teslim tarihlerine uyulup uyulmadığını ve sorunların nasıl çözüldüğünü sormak, sunumlardan çok daha fazlasını söyler.
Abartılı rakamlarla süslenmiş başarı hikâyelerine de mesafeli durun. Bir kampanyanın sonucu bütçeye, sektöre ve döneme bağlıdır; başka bir markada alınan sonuç sizin işinizde aynen tekrarlanmayabilir.
Sahiplik: alan adı, kaynak kod ve hesaplar kimin adına?
Dijital ajans seçerken en çok gözden kaçan konu sahipliktir. Sorun genellikle iş birliği bittiğinde ortaya çıkar: alan adı ajansın adına kayıtlıdır, reklam hesabına erişilemez, logonun düzenlenebilir dosyası hiç teslim edilmemiştir. Bunların hepsi baştan konuşulduğunda kolayca önlenir.
- Alan adı: Kayıt sahibi olarak firmanızın bilgileri görünmeli, yenileme tarihini siz de bilmelisiniz.
- Barındırma: Sunucu ajans üzerinden yürüyorsa, ayrılmanız durumunda site dosyalarının ve veritabanının nasıl teslim edileceği yazılı olmalı.
- Kaynak kod: Size özel geliştirilen bir yazılımda kaynak kodun kime ait olduğu ve hangi koşulda teslim edileceği sözleşmede yer almalı.
- Reklam ve analiz hesapları: Google Ads, Meta Reklam Yöneticisi, Google Analytics 4 ve Google Search Console hesapları firmanız adına açılmalı; ajans bu hesaplara yetkili kullanıcı olarak eklenmeli.
- Sosyal medya hesapları: Instagram, Facebook ve LinkedIn sayfalarında yönetici yetkisi sizde kalmalı.
- Tasarım dosyaları: Logo, kurumsal kimlik ve basılı işlerin düzenlenebilir kaynak dosyaları teslim listesinde yer almalı.
Bir logo projesinde hangi dosyaları teslim almanız gerektiğini logo tasarımı rehberimizde ayrıca listeledik.
Kırmızı bayraklar: garanti vaadi ve belirsiz teklif
Bazı işaretler daha ilk görüşmede durup düşünmeniz gerektiğini söyler. Aşağıdakilerden biriyle karşılaşırsanız, imza atmadan önce ek sorular sorun.
- Sonuç garantisi: "Google'da ilk sıraya çıkarırız" ya da "şu kadar satış garanti" gibi vaatler. Arama sonuçlarını da reklam performansını da hiçbir dijital ajansın tek başına kontrol edemediği pek çok etken belirler. Arama motoru çalışmalarının neden zaman aldığını SEO rehberimizde anlatıyoruz.
- Belirsiz teklif: Kapsamı, teslim edilecekleri ve takvimi yazmayan, yalnızca toplam tutar içeren teklifler. Neyi satın aldığınızı bilmeden doğru bir karşılaştırma yapamazsınız.
- Erişim vermeme: Hesapların ajansın adına açılmasında ısrar edilmesi ya da raporların kaynağını göstermekten kaçınılması.
- Takipçi ve beğeni vaadi: Satın alınmış takipçi ya da etkileşim gerçek müşteriye dönüşmez, hesabınızın güvenilirliğine de zarar verebilir.
- Acele ettirme: "Bu fiyat yalnızca bugün geçerli" gibi baskılar. Ciddi bir iş ortağı sorularınızı yanıtlamak için zaman ayırır.
- Soru sormayan ekip: İşinizi, müşterinizi ve hedefinizi dinlemeden hazır paket öneren bir dijital ajans, sizin sorununuzu değil kendi şablonunu çözer.
Fiyat elbette önemli bir ölçüt. Ancak diğerlerinden belirgin biçimde düşük bir teklif çoğu zaman kapsamın daraltıldığı, sürecin kısaltıldığı ya da işin bir kısmının sonradan ek ücrete bağlanacağı anlamına gelir. Teklifleri karşılaştırırken her birinin neyi içerdiğini ve neyi dışarıda bıraktığını yan yana yazın.
Karar vermeden önce kısa bir kontrol listesi
Hangi dijital ajansla çalışacağınıza karar vermeden önce şu soruların yanıtını bildiğinizden emin olun:
- Projemde kimler çalışacak ve tek muhatabım kim?
- Hangi aşamada neyi onaylayacağım?
- Raporlar ne sıklıkla gelecek ve verinin kaynağına erişimim olacak mı?
- Alan adı, kaynak kod, tasarım dosyaları ve hesaplar kimin adına?
- Teklif neyi kapsıyor, neyi kapsamıyor?
- İş birliği sona ererse teslim süreci nasıl işleyecek?
Kararsız kaldığınız iki ajans varsa, büyük bir projeye geçmeden önce küçük ve sınırları belli bir işle başlamak da iyi bir yöntemdir. Birkaç haftalık ortak çalışma, iletişim düzeni hakkında sunumlardan daha net bir fikir verir.
Bizim yaklaşımımız da bu soruların etrafında şekillenir: marka, tasarım, prodüksiyon, web ve dijital pazarlama işlerini kendi ekibimizle, tek çatı altında yürütürüz; her projede tek bir muhatabınız olur, alan adından reklam hesaplarına kadar her şey sizin adınıza kalır. Hizmetlerimize göz atabilir, bu listeyi bizimle görüşürken de kullanabilirsiniz. Sorularınız için iletişim sayfamızdan bize ulaşabilirsiniz.